会社法で、役員報酬は、定款にその事項を定めていないときは、株主総会の決議によって定めるとされています。役員報酬の改定をするたびに定款の変更をすることは手間が掛かるので、株主総会の決議で決めている会社が多いのではないでしょうか。
また、株主に同族でない人がいる場合は、できるだけ各個人の役員報酬額は開示したくないとして、その決定を取締役会に委任しているケースが多いものと思われます。
法人税法で、役員給与のうち、不相当に高額な部分の金額は、過大な役員給与として損金の額に算入されないこととなっています。過大部分の額の判定基準等として、法人税法施行令で、実質基準と形式基準が示されています。
実質基準とは、役員の職務内容や法人の収益、使用人に対する給与の支給状況、類似法人の役員給与の支給状況を総合勘案して算定した額を基準とするものです。
形式基準とは、定款の規定又は株主総会等の決議によって定められている給与として支給することができる限度額を基準とするものです。
それぞれの基準で適正と認められる額を超えるものが過大部分の額とされ、いずれか多い金額が過大な役員給与として損金不算入となります。
実質基準の金額は算定が難しいので過大部分があるかどうかすぐにはわかりません。（過大な部分がないとするためには、役員給与額を決めた根拠等を書面で準備しておくことが必要です。）
一方、形式基準は、過去に決めた金額があるので、それを超えている場合は過大とみなされます。
株主総会で決めた総額の範囲内であれば、次の事業年度開始から3か月以内に取締役会で新役員給与を決めることができるので、毎年、取締役会でのみ報酬額の改定をしている会社が多いのではないでしょうか。
取締役会で決めた個々の役員給与の合計額が、いつの間にか、株主総会で決めた総額（＝役員報酬額の上限額）を超えていると形式基準で即刻アウトとなります。改定時には、常に、以前株主総会で設定した上限額の確認を怠らないことが肝要です。
