労働者を使用していると労働者名簿等の帳簿の作成や保存が必要です。各種の帳簿は労働時間管理や賃金支払い等には欠かせないもので、事業主には正しく作成・運用することが求められています。
労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、年次有給休暇管理簿は法定4帳簿とも言われていて作成が必要です。
労働者名簿は、本社や支店の各事業場において使用する労働者ごとに作成します。
労働者名簿には、氏名、生年月日、学歴や職歴、性別、住所、従事する業務、雇入年月日、退職年月日と退職理由等の項目を記載します。
賃金台帳は雇用される労働者について作成します。氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、時間外労働、深夜労働、休日労働の時間数、基本給、諸手当の種類と金額、控除項目と金額等の項目を記載します。
出勤簿は労基法上には明記されていません。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」において労基法の109条の「その他労働関係に関する重要な書類」に該当する書類とされています。労働安全衛生法（第66条8の3）でも出勤簿の作成と労働時間の把握をすることが事業主に課されています。
出勤簿には氏名、出勤日、出勤日の始業・終業時刻、休憩時間、時間外労働時間を記載します。労基法で労働時間の規定が適用除外とされている管理監督者は労働時間の記載は必要ありませんが、労働時間の把握は必要とされています。
平成31年4月に実施された年5日の年次有給休暇取得義務化に伴い新たに作成義務が課されました。氏名、付与日、付与日数、取得日などを記載します。
前述の４帳簿の保存期間は５年間とされていますが当面は３年間とされています。他に雇入れ、解雇、災害補償、賃金、労働関係重要書類も保存が義務付けられ、デジタルデータによる保存も認められています。
