36協定は残業があれば作成提出の必要有
36協定（時間外労働・休日労働に関する協定）は労基法第36条に基づき、使用者が労働者に法定労働時間（原則1日8時間、週40時間）を超えて労働させ、または法定休日に労働させる場合に必須の労使協定です。本来法定労働時間を超えて働かせるのは違反となる時間外労働を罰則の適用から免れる効果があります（時間外労働手当は必要です）。
36協定の効力発生は、
①事業場の過半数組合または過半数代表者と使用者による適正な協定の締結
②労基署への届け出
の2つの要件が必要です。
36協定書と監督署に届出する36協定届
労働者代表と使用者で合意の上締結する「36協定書」と労働基準監督署に届け出る「36協定届」は別物ですが、多くの企業で両方を兼ねる運用がなされてきました。ただし、労使双方の合意があることが明らかとなるのであれば、様式9号などに使用者と労働者代表の署名や記名押印で有効とされていました。
電子申請の押印不要の届け出はどうする
令和3年4月から行政手続きのデジタル化の一環として36協定届用紙も記名押印が不要になりました。新たな様式で電子申請は容易になりましたが、36協定届が協定書も兼ねる場合には正しく労使が合意しているのかわかるように、確認のため電子申請とは別途「36協定書」を作成し使用者と労働者の代表の記名押印をして備えておきましょう。
36協定締結の過半数代表者の選出方法
36協定の締結に際して事業場の過半数代表の労働組合または従業員の代表者の選出が必要です。メール等での選出はできますが「期限までに返信がなければ信任とみなす」ということに関しては行政側の解釈は消極的です。その場合は個別に意向を聞くか「異論があれば○○日までに申し出るように」などの明記が必要と説明しています。メールなら「同意する」という回答を過半数の従業員から返信してもらう方がトラブル防止になります。全員参加する会議等があれば挙手での選出もあります。その際、議事録等を作成しておきましょう。